Rapla Vallavalitsuse sisekontrolli eeskiri Art. 4Kontrollimise etapid, dokumentatsioon ja informatsiooni liikumine

(1) Kontrollimise etapid on:

1) sisekontrolli aastaplaani koostamine, arvestades vallavalitsuse liikmete ettepanekuid;

2) sisekontrolli aastaplaani kinnitamiseks vallavanema käskkirja vormistamine;

3) kontrollitava vallavalitsuse üksuse, muu juriidilise isiku, valitseva mõju all oleva juriidilise isiku või asutuse juhi teavitamine kontrollist vähemalt nädal enne kontrolli algust;

4) kontrollimise käigus informatsiooni kogumine, analüüsimine ja dokumenteerimine;

5) riskide hindamine: vastava kontroll-lehe täitmine (lisad 2–9);

6) aruannete ja/või koondaruande projekti vormistamine ning ettepanekute tegemine;

7) aruannete ja/või koondaruande projekti tutvustamine kontrollitud vallavalitsuse üksuse, muu juriidilise isiku, valitseva mõju all oleva juriidilise isiku või asutuse juhile ning selgituste, vastuväidete, arvamuste esitamiseks vastamise tähtaja määramine;

8) kontrollimise tulemuste aruannete ja/või koondaruande allkirjastamine;

9) kontrollimise tulemuse koondaruande kinnitamine vallavalitsuses ja vajadusel järelkontrolli läbiviimiseks tähtaja määramine;

10) kinnitatud koondaruande avalikustamine;

11) vajadusel järelkontrolli teostamine.

(2) Kontrollimise dokumentatsioon ja info liikumine:

1) kontrollimiste aluseks on vallavanema käskkirjaga kinnitatud sisekontrolli aastaplaan, v.a erakorraline kontroll;

2) sisekontrolli aastaplaan koostatakse vallavalitsuse ettepanekuid arvestades ja esitatakse kinnitamiseks vallavanemale;

3) sisekontrolli aastaplaanis on määratud kontrollitava objekti nimetus, kontrolli eesmärk, kontrollimise aeg, kontrollitav periood ja sisekontrolli läbiviijad;

4) kiireloomuliste ülesannete täitmisel viiakse plaaniväline sisekontroll läbi vallavanema käskkirja alusel;

5) kontrollimise kohta avatakse toimik. Kontrollimise kohta vormistatakse ja allkirjastatakse sisekontrolli läbiviijate poolt vastav aruanne, kus tuuakse välja kontrollimise jooksul tehtud tähelepanekud ja ettepanekud puuduste kõrvaldamiseks. Aruandele lisatakse aruannet toetavad ja selgitavad dokumendid;

6) aruannet tutvustatakse kontrollitavale asutuse juhile, kellega arutatakse läbi kontrollimise tulemused ning kellel on õigus anda selgitusi ja esitada vastulauseid;

7) sisekontrolli läbiviijad informeerivad kontrollimise käigus tehtud tähelepanekutest vallavalitsuse liikmeid;

8) vajadusel teostatakse järelkontroll veendumaks, et kontrollimise tulemustest lähtudes on võetud tarvitusele vajalikud meetmed;

9) aasta jooksul läbi viidud sisekontrolli aruannetest tehakse kokkuvõte, täidetakse kontroll- leht aastas tehtud kontrollide kohta (lisa 1) ja aasta kontrollide tulemusi kajastatakse volikogu kinnitatavas majandusaasta aruandes.