Alutaguse valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 12Algdokumentide ja rahaliste ülekannete aktsepteerimine ning kontrollimine

(1) Raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust. Algdokument peab sisaldama vähemalt järgmisi rekvisiite:

1) arve number või muu identifitseerimistunnus;

2) tehingupooli identifitseerida võimaldavad andmed;

3) majandustehingu toimumisaeg;

4) majandustehingu sisu kirjeldus;

5) majandustehingu arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa;

6) peale majandustehingu kirjendamist raamatupidamisregistrites viidet kirjendile.

(2) Ametiasutus kasutab ostuarvete vastuvõtmiseks Omniva e-arvekeskust, mis ühendab endas e-arvete saatjad, saajad ning nende kasutatavad majandustarkvarad. Ostuarved esitatakse ametiasutuse raamatupidamisele läbi operaatori masinloetavate arvetena xml-faili kujul.

(3) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimesid ja asu- või elukoha aadresse algdokumendi koostaja nimi.

(4) Kõik kuludokumendid kontrollitakse ja allkirjastatakse kulusid tegema volitatud isiku ja raamatupidaja poolt. Euroopa Liidu struktuurifondide toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid kontrollitakse ja allkirjastatakse ka projekti töögrupi juhi poolt.

(5) Ametiasutuse kuludokumendid kinnitatakse vallavanema või tema poolt volitatud isiku poolt. Hallatava asutuse kuludokumendid kinnitatakse hallatava asutuse juhi või tema poolt volitatud isiku poolt.

(6) Asutuse juht või volitatud isik vastutab, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) tehing on õiguspärane;

4) tehing on kooskõlas valla eelarvega;

5) tehingu kohta dokumendil esitatud andmed on kontrollitud vastavalt dokumentide kontrollimise nõuetele ja kinnitatud selleks volitatud isiku poolt;

6) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus.

(7) Finantsteenistus tagab dokumentide kontrollimisel ja ülekande tegemisel järgmiste andmete õige sisestamise raamatupidamise andmekogusse:

1) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude arvestusobjektide koodide õigsuse;

3) maksetähtpäeva ja tehingu summad;

4) tekkepõhise perioodi;

5) tehingu vastaspoole andmed;

6) arvete korral nende vastavuse käibemaksuseadusele;

7) asjaolu, kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud.

(8) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse:

1) paberkandjal dokumendil omakäeline allkiri;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud andmekogus antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.