Narva-Jõesuu Linnavalitsuse raamatupidamise sise-eeskirja va Art. 13Ostuarvete elektrooniline kinnitamine ja käive

(1) Ostuarvete, kulutšekkide, kviitungite kinnitamine, töötlemine ja säilitamine toimub elektroonilises e-arvete keskkonnas või paberkandjal.

(2) Ostuarved ja kulutšekid digitaliseeritakse, kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele e-arvete keskkonnas ning imporditakse peale lõppkinnitaja aktsepteerimist finantstarkvarasse.

(3) Ostuarvete või kulutšekkide menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse alljärgnevatest põhimõtetest:

1) arveid saadab kinnitusringile pearaamatupidaja või raamatupidaja;

2) hallatava asutuse arved saadetakse kinnitamiseks vastava hallatava asutuse juhile või tema poolt määratud asendajale;

3) linnavalitsuse arvete kinnitajate valikul lähtutakse eelarve tegevuskulude täitmise eest vastutavast ametnikust;

4) kõik kinnitajad võivad märgida enne kinnitamist vajalikud tunnused (kontod, kululiigi, tegevusala), vajadusel kommenteerivad arve sisu. Seejärel suunatakse järgmis(t)ele kinnitaja(te)le;

(4) Raamatupidaja kontrollib majanduslikku sisu kajastavad puuduolevad tunnused vastavalt kontoplaanile ning vajadusel finantsinfo liigendamiseks vajalikud rahavoo-, allika- ja projektikoodid jms.

(5) Vajadusel lisatakse e-arvete keskkonnas oleva ostuarve juurde programmi käskluse kaudu täiendavaid dokumente (nt leping, tööde vastuvõtu akt jne).

(6) Ostuarve või kulutšeki aktsepteerimisega kinnitaja:

1) kinnitab, et kulutus on põhjendatud ning vajalik, et kulutus on tehtud kinnitatud eelarve vahendite piires ja kooskõlas eelarveaasta eesmärkidega ning et tehtud kulutuse suurus on tasakaalus kulutuse kaudu saavutatava tulemusega;

2) vastutab, et ostuarve vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele ja kajastab majandustehingut õigesti, ostuarvel kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, majandustehingu mõistmiseks vajalik lisainfo lisatud arve manusesse;

3) annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamises, eelarve täitmises ning tarnijale ülekande tegemiseks vastavalt ostuarve maksetähtajale ja makse saaja andmetele.

(7) Kui ostuarve või kulutšekid ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükatakse dokument koos selgitustega tagasi. Tagasilükatud ostuarve või kulutšekid tagastatakse raamatupidaja poolt esitajale.

(8) Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda arve ei kuulu, siis suunab ta arve tagasi kinnitusringi alustajale või suunab arve edasi õigele kinnitajale.

(9) Elektrooniliselt kinnitatud algdokumendid imporditakse e-arvete keskkonnast raamatupidamise finantstarkvarasse PMen.