Tõrva Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemi põhimäärus Art. 12Registrisse kantavad andmed
(1) Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta järgmised andmed:
1) dokumendi liik;
2) dokumendi registreerimise number ja kuupäev;
3) dokumendi funktsioon, sari ja toimik;
4) juurdepääsupiirang (kehtestamise alus, kehtestamise algus- ning lõpukuupäev);
5) teenistuja nimi, kellele dokument on suunatud menetlemiseks;
6) dokumendi pealkiri;
7) dokumendi lisad;
8) saatja andmed (saatja nimi, postiaadress, e-posti aadress, telefon);
9) saatja märgitud kuupäev ning saatja märgitud dokumendi registreerimise number;
10) dokumendi saatmisviis (e-post, DHX, Riigiportaal eesti.ee, post, tähitud post, käsipost);
11) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;
12) teabekandja;
13) täitmismärge ja vastamise kuupäev;
14) dokumendi staatus;
15) dokumendi menetlemiseks edastamise kuupäev ja kellaaeg;
16) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.
(2) Registrisse kantakse koostatud dokumendi kohta järgmised andmed:
1) dokumendi liik;
2) dokumendi registreerimise number ja kuupäev;
3) dokumendi funktsioon, sari ja toimik;
4) juurdepääsupiirang (kehtestamise alus, kehtestamise algus- ja lõpukuupäev);
5) vastutaja andmed (nimi, ametinimetus, e-post ja telefon);
6) dokumendi pealkiri;
7) dokumendi lisad;
8) adressaadid andmed (asutuse/eraisiku nimi, postiaadress, e-post);
9) allkirjastaja nimi ja ametinimetus;
10) saatja märgitud kuupäev ning saatja märgitud dokumendi registreerimise number;
11) saatmisviis (e-post, DHX, Riigiportaal eesti.ee, post, tähitud post, käsipost);
12) teabekandja;
13) dokumendi menetlemiseks (kooskõlastamiseks, allkirjastamiseks) edastamise kuupäev ja kellaaeg;
14) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;
15) dokumendi staatus;
16) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.
(3) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed:
1) akti liik
2) registreerimise number ja kuupäev
3) funktsioon, sari ja toimik
4) juurdepääsupiirang (kehtestamise alus, kehtestamise algus- ja lõpukuupäev);
5) vastutaja andmed (nimi, ametinimetus, e-post ja telefon);
6) pealkiri;
7) vastuvõtmise kuupäev;
8) jõustumise kuupäev;
9) allkirjastaja (-te) nimi (-ed) ja ametinimetus (-ed).
10) seosed;
11) akti muutmis- ja lugemisõigused;
12) eelnõu koostamise kuupäev, koostaja, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused.
(4) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed:
1) dokumendi liik;
2) registreerimise number ja kuupäev;
3) juurdepääsupiirang (kehtestamise alus, kehtestamise algus- ja lõpukuupäev);
4) vastutaja andmed (nimi, ametinimetus, e-post ja telefon);
5) pealkiri;
6) lisad;
7) sisu kokkuvõte;
8) toimumise kuupäev;
9) istungi/koosoleku juhataja;
10) istungi/koosoleku protokollija;
11) teabekandja;
12) dokumendi staatus.
(5) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed:
1) dokumendi liik
2) registreerimise number ja kuupäev
3) juurdepääsupiirang (kehtestamise alus, kehtestamise algus- ja lõpukuupäev);
4) vastutaja nimi ja ametinimetus;
5) pealkiri
6) lisad
7) valla andmed (allkirjastaja nimi ja ametinimetus)
8) valla kontaktisik;
9) lepingu teise osapoole andmed (asutus, allkirjastaja, e-post, kontaktisik);
10) saatja registreerimise number ja kuupäev;
11) lepingu objekt;
12) kehtivuse algus- ja lõpukuupäev
13) teabekandja
14) staatus;
15) muutmis- ja lugemisõigused;