Põhja-Sakala Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemi põhimäär Art. 10Registrisse kantavad andmed

(1) Registrisse kantakse saabunud ja väljasaadetud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) saatja või koostaja nimi;

2) dokumendi registreerimise number, kuupäev ja kellaaeg;

3) saatja ja saaja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);

4) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms);

5) sarja tähis;

6) pealkiri;

7) allkirjastaja nimi ja ametinimetus;

8) dokumendi lisad;

9) mil viisil dokument saabus või väljastati (DHX, e-posti teel, posti teel, veebilehe kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle);

10) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev ja kellaaeg;

11) saatja poolt märgitud kuupäev ja number;

12) teavitatavate nimed;

13) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

14) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;

15) isiku(te) nimi(ed), kellele dokument on suunatud lahendamiseks;

16) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(2) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ning selle eelnõu kohta järgmised andmed:

1) akti väljaandja;

2) akti liik;

3) pealkiri;

4) number, kuupäev;

5) allkirjastaja nimi, allkirjastamise aeg;

6) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);

7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

8) akti muutmis- ja lugemisõigused;

9) staatus (kehtiv, kehtetu);

10) seosed (andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta);

11) eelnõu kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastaja(d), menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused.

(3) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed:

1) pidaja nimetus;

2) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis;

3) pealkiri;

4) päevakord;

5) juhataja;

6) protokollija;

7) osavõtjad;

8) puudujad;

9) kutsutud;

10) külalised;

11) protokolli number, allkirjastaja(d), teavitatavad, muutmis- ja lugemisõigused;

12) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

13) protokolli kantud istungi käik ja otsused.

(4) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed:

1) lepingupoolte nimed ja registrikoodid või isikukoodid, kontaktandmed;

2) valla esindaja (allkirjastaja) nimi ja ametikoht;

3) vormistaja nimi;

4) täitmise kontrollija nimi;

5) lepingu number või tähis;

6) registreerimisnumber;

7) allkirjastamise kuupäev;

8) lepingu objekt/teema;

9) kehtivuse algus ja lõpp;

10) sarja indeks;

11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

12) muutmis- ja lugemisõigused;

13) lepingu liik.