Antsla valla dokumendihaldussüsteemi põhimäärus Art. 11Registrisse kantavad andmed

(1) Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) saatja nimi;

2) dokumendi registreerimise number, kuupäev ja vajadusel kellaaeg;

3) saatja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefoni number);

4) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms);

5) sarja tähis;

6) pealkiri;

7) dokumendi lisad;

8) dokumendi saabumise viis (DHX, e-posti või posti teel, kulleriga või anti isiklikult üle);

9) saatja märgitud kuupäev ja viit;

10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine, klassifikaator ja muud olulised andmed);

11) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;

12) isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks;

13) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(2) Registrisse kantakse koostatud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) koostaja nimi;

2) allkirjastaja nimi ja ametinimetus;

3) saaja nimi ja kontaktandmed (e-posti aadress, postiaadress, telefon);

4) registreerimisnumber ja kuupäev;

5) sarja tähis;

6) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev, vajadusel kellaaeg;

7) pealkiri;

8) dokumendi liik (kiri, teatis, koosoleku protokoll jne);

9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

10) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;

11) dokumendi lisad;

12) edastamise viis (DHX, e-posti teel, posti teel, tähitud kirjaga jne);

13) teavitatavate nimed;

14) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(3) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed:

1) akti väljaandja;

2) akti liik;

3) pealkiri;

4) number, kuupäev;

5) allkirjastaja nimi, allkirjastamise aeg;

6) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);

7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

8) akti muutmis- ja lugemisõigused;

9) staatus (kehtiv, kehtetu);

10) seosed (õigus- või haldusaktiga seotud dokumendid)

11) andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta);

12) eelnõu number, kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused.

(4) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed:

1) pidaja nimetus;

2) toimumise kellaaeg, kuupäev;

3) pealkiri;

4) protokolli number, allkirjastaja(d), teavitatavad, muutmis- ja lugemisõigused;

5) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

6) protokoll koos lisadega.

(5) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed:

1) lepingu osapoolte nimed ja registrikoodid või isikukoodid, kontaktandmed;

2) valla esindaja (allkirjastaja) nimi ja ametikoht;

3) pealkiri, mis hõlmab lepingu tüüpi ja objekti;

4) sarja tähis;

5) lepingu number või tähis;

6) lepingu objekt/teema;

7) allkirjastamise kuupäev;

8) kehtivuse algus ja lõpp;

9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

10) muutmis- ja lugemisõigused;

11) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.