Otepää Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemi põhimäärus Art. 10Registrisse kantavad andmed

(1) Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) saatja nimi;

2) saatja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);

3) dokumendi saabumise viis (DHX, e-posti või posti teel, veebilehe kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle vms);

4) dokumendi registreerimise number, kuupäev ja kellaaeg;

5) sarja tähis;

6) pealkiri;

7) saatja poolt märgitud kuupäev ja number;

8) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms);

9) isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks;

10) dokumendi lisad;

11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

12) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;

13) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(2) Registrisse kantakse koostatud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) saaja nimi ja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);

2) dokumendi edastamise viis (DHX, e-post, post, käsipost, tähitud post jne);

3) sarja tähis;

4) pealkiri;

5) dokumendi registreerimise number ja kuupäev;

6) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri, teatis vms);

7) koostaja nimi;

8) allkirjastaja nimi;

9) dokumendi lisad;

10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

11) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;

12) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev ja kellaaeg;

13) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(3) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed:

1) pealkiri;

2) number, kuupäev;

3) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);

4) akti liik;

5) akti väljaandja;

6) seosed (andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta);

7) allkirjastaja nimi, allkirjastamise aeg;

8) akti lisad;

9) akti muutmis- ja lugemisõigused;

10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

11) eelnõu kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused;

12) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(4) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed:

1) pidaja nimetus;

2) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis;

3) pealkiri;

4) päevakord;

5) juhataja;

6) protokollija;

7) osavõtjad;

8) puudujad;

9) kutsutud;

10) külalised;

11) protokolli number, allkirjastaja(d), teavitatavad, muutmis- ja lugemisõigused;

12) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

13) protokolli kantud istungi käik ja otsused;

14) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(5) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed:

1) lepingupoolte nimed ja registrikoodid või isikukoodid, kontaktandmed;

2) pealkiri, mis hõlmab lepingu tüüpi ja objekti;

3) sarja tähis;

4) lepingu number või tähis;

5) lepingu objekt/teema;

6) allkirjastamise kuupäev;

7) kehtivuse algus ja lõpp;

8) allkirjastaja nimi;

9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

10) muutmis- ja lugemisõigused;

11) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.