Eesti spordiregistri põhimäärus Art. 30Andmekogu andmete säilitamine ja arhiveerimine

(1) Andmete säilitamisel, arhiveerimisel ja hävitamisel lähtutakse arhiiviseadusest, selle alusel antud õigusaktidest, käesolevast määrusest ja volitatud töötleja kehtestatud dokumendihalduskorrast.

(2) Säilitada tuleb digitaalses andmekogus olevad andmed, alusdokumendid ning käesoleva määruse § 31 lõikes 7 ja § 34 lõikes 6 nimetatud andmed.

(3) Andmekogusse kantud andmeid säilitatakse kalendriaastate kaupa ja alatiselt, välja arvatud isikuandmed, millele on käesolevas paragrahvis sätestatud säilitustähtajad.

(4) Spordiorganisatsiooni, spordiobjekti, treeneri või sporditegevust juhendava treenerikutseta isikuga seotud alusdokumente säilitatakse digitaalselt kuni 12 aastat alates arhiveerimisest. Treenerikutset taotleva isikuga seotud alusdokumente säilitatakse digitaalselt kuni kaks aastat alates arhiveerimisest. Kutse andmisega seotud alusdokumente säilitatakse digitaalselt kuni neli aastat alates hindamise kuupäevast. Paberkandjal esitatud alusdokumente, kutse andmisega seotud korralduslikke alusdokumente ning käesoleva määruse § 34 lõikes 6 nimetatud andmeid säilitab volitatud töötleja viis aastat. Säilitamistähtaja möödumisel alusdokumendid kustutatakse või hävitatakse.

(5) Spordiorganisatsioonide alamandmekogusse kantud organisatsiooni andmed arhiveeritakse, kui:

1) organisatsioon kustutatakse äriregistrist või mittetulundusühingute ja sihtasutuste registrist;

2) spordiorganisatsioon, kes ei ole ühegi maakonna spordiliidu, spordialaliidu, spordiühenduse, rahvusliku olümpiakomitee või rahvusliku paralümpiakomitee liige, ei tegutse või on likvideerimisel;

3) kuus kuud pärast käesolevas määruses sätestatud andmete uuendamise tähtpäeva, kui spordiorganisatsioon, kes ei ole ühegi maakonna spordiliidu, spordialaliidu, spordiühenduse või rahvusliku olümpiakomitee liige, ei ole andmeid esitanud või ei ole esitanud andmeid nõuetekohaselt;

4) muu organisatsioon ei ole enam ühegi andmekogusse kantud maakonna spordiliidu, spordialaliidu, spordiühenduse või rahvusliku olümpiakomitee liige;

5) muutub organisatsiooni liik või spordiorganisatsioon ei vasta käesoleva määruse § 14 lõigetes 2–10 sätestatud tingimustele ega ole ühegi andmekogusse kantud maakonna spordiliidu, spordialaliidu, spordiühenduse ega rahvusliku olümpiakomitee liige.

(6) Spordikoolide alamandmekogusse kantud spordikooli andmed arhiveeritakse, kui:

1) spordikool arhiveeritakse Eesti hariduse infosüsteemis;

2) spordikooli andmekogusse kandmise aluseks olnud spordiala või distsipliiniga seotud õppekava suletakse ja spordikoolil ei ole muid andmekogusse kantud spordiala või distsipliiniga seotud õppekavasid.

(7) Andmekogusse kantud spordiobjekti andmed arhiveeritakse, kui:

1) spordiobjekt lammutatakse;

2) spordiobjekti aktiivset spordialast kasutust ei toimu ning selle uuesti spordialasesse kasutusse võtmine ei ole tõenäoline ja spordiobjekti omanik on sellest andmekogule teatanud;

3) spordiobjekt ei ole olnud aktiivses spordialases kasutuses kahel järjestikusel kalendriaastal;

4) spordiobjekti andmeid ei ole uuendatud kahel järjestikusel kalendriaastal;

5) orienteerimisterritooriumi kohta kehtiv orienteerumiskaart ei ole enam kasutuses ja Eesti Orienteerumisliit on sellest andmekogule teatanud.

(8) Andmekogusse kantud treeneri, treenerikutse taotleja või sporditegevust juhendava treenerikutseta isiku andmed arhiveeritakse:

1) kuus kuud pärast treenerikutse aegumist, kui treeneril ei ole muid kehtivaid kutseid ja kui ta ei tegutse spordiorganisatsioonis või -koolis sporditegevust juhendava treenerikutseta isikuna ega taotle treenerikutset;

2) sporditegevust juhendava treenerikutseta isiku puhul kuus kuud pärast tegutsemise lõpetamist spordiorganisatsioonis või -koolis või pärast vastava spordiorganisatsiooni või -kooli tegevuse lõpetamist või andmete arhiveerimist, kui ta ei ole asunud muule töökohale ega taotle treenerikutset;

3) treenerikutse taotleja puhul kuus kuud pärast registrisse kandmist, kui ta ei ole omandanud treenerikutset ja kui ta ei tegutse spordiorganisatsioonis või -koolis sporditegevust juhendava treenerikutseta isikuna;

4) spordikooli treeneri ja seal sporditegevust juhendava treenerikutseta isiku puhul, kui spordikoolide alamandmekogus ei ole spordikooli kohta andmeid „Spordi harrastamine spordikoolis” ning isik ei tegutse muus andmekogusse kantud spordiorganisatsioonis või spordikoolis sporditegevuse juhendajana ega taotle treenerikutset;

5) treeneri ja sporditegevust juhendava treenerikutseta isiku puhul, kui ta ei vasta § 26 lõigetes 3 ja 4 sätestatud tingimustele, ei tegutse muus andmekogusse kantud spordiorganisatsioonis või spordikoolis, kelle pidaja ei ole kantud spordiorganisatsioonina spordiorganisatsioonide alamandmekogusse, sporditegevuse juhendajana ega taotle treenerikutset;

6) treenerikutse taotleja või sporditegevust juhendava treenerikutseta isiku surma korral.

(9) Andmekogusse kantud kutsekomisjoni või kutse andmed arhiveeritakse, kui vastava kutsekomisjoni tegevus või kutse andmine on lõpetatud.

(10) Kutsekomisjoni liikme andmed arhiveeritakse, kui kutsekomisjoni liige ei kuulu enam kutsekomisjoni koosseisu.

(11) (12) Andmekogusse kantud sportlasestipendiumi, sportlasega sõlmitud lepingu ja sportlasetoetuse andmed arhiveeritakse üks aasta pärast lepingu kehtivuse lõppemist või sportlasestipendiumi või -toetuse maksmise lõpetamist.

(13) Arhiveeritud andmeid säilitatakse järgmiselt:

1) spordiorganisatsiooni andmehalduri, andmete sisestaja, tegevjuhi ja esindaja andmeid rahvusvahelises organisatsioonis kuni 12 aastat alates spordiorganisatsiooni arhiveerimisest;

2) spordiobjekti andmehalduri, andmete sisestaja, füüsilisest isikust omaniku ja haldaja andmeid kuni 12 aastat alates spordiobjekti arhiveerimisest;

3) treenerikutse taotleja andmeid kuni kaks aastat alates arhiveerimisest;

4) treeneri ja sporditegevust juhendava treenerikutseta isiku tööhõive andmeid kuni 12 aastat alates vastavad tööhõive andmed esitanud spordiorganisatsiooni või spordikooli arhiveerimisest;

5) treeneri ja sporditegevust juhendava treenerikutseta isiku andmeid kuni 12 aastat alates arhiveerimisest, tööhõive andmete olemasolu korral kuni 12 aastat alates vastava spordiorganisatsiooni või spordikooli arhiveerimisest;

6) treenerikutse koolituste andmeid kuni 12 aastat alates tasemekoolituse toimumise lõpukuupäevast;

7) kutsekomisjonide, kutsete ja kutsekomisjonide liikmete andmeid kuni neli aastat alates arhiveerimisest;

8) kutse andmise andmeid kuni neli aastat alates hindamise kuupäevast;

9) sportlasestipendiumide, sportlasega sõlmitud lepingute ja sportlasetoetuste ning sportlasestipendiumi või -toetuse maksja andmehalduri (spordikooli pidaja ja kohaliku omavalitsuse üksuse) andmeid kuni kaks aastat alates arhiveerimisest;

10) spordikooli andmehalduri ja andmete sisestaja andmed kuni 12 aastat alates spordikooli arhiveerimisest.

(14) Arhiiviväärtusega andmed antakse üle Rahvusarhiivile. Isikuandmed, millele on määratud säilitustähtaeg, anonüümitakse pärast säilitustähtaja möödumist ja arhiiviväärtusega andmete üleandmist Rahvusarhiivile.

(15) Sporditulemuste andmeid hoitakse alaliselt.