Rõuge valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 10Dokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine

(1) Raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust.

(2) Kui seaduses või selle alusel antud määruses ei ole sätestatud teisiti, peab algdokument sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmeid:

1) koostamise kuupäev;

1¹) nimetus ja number;

2) majandusliku sisu kirjeldus ning tekkepõhine periood, kui arve koostamise kuupäev seda ei kajasta;

3) arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa;

4) tehingu osapoolte nimed, avaliku sektori üksuste puhul tehingupartnerite koodid, tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid;

5) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri, mis kinnitab andmete ja tehingute õigsust ning selle toimumist.

(2¹) Projektide kulusid tõendavatele algdokumentidele tuleb täiendavalt lisada:

1) projekti nimi ja kood;

2) muu oluline info, mis selgitab kulu seotust projektiga;

3) projektijuhi allkiri.

(3) Ametiasutus kasutab Rõuge valla asutuste ostuarvete vastuvõtmiseks e-arvete operaatorit, mis ühendab endas e-arvete saatjad, saajad ning nende kasutatavad majandustarkvarad.

(4) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimed ja asu- või elukoha aadressid algdokumendi koostaja nimi.

(5) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning kinnitatud kulusid tegema volitatud isiku ja raamatupidaja poolt. Euroopa Liidu struktuurifondide toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid peab kontrollima ja allkirjastama ka projekti juht.

(6) Ametiasutuses määratakse kulusid tegema volitatud isikud vallavanema käskkirjaga. Kui volitatud isik viibib teenistuslähetuses või tema avaliku võimu teostamise õigus on peatatud või kui tehingu tegemiseks on kehtestatud toimingupiirang korruptsioonivastases seaduses sätestatud alustel, siis on volitatud isiku pädevuses olevaid kulusid õigus teha vastavat volitatud isikut vallavanema käskkirjaga asendama määratud isikul või vallavanemal endal.

(7) Ametiasutuse kuludokumendid peab lisaks kulusid tegema volitatud isikule kinnitama ka valdkonna eest vastutav isik ja vallavanem.

(8) Ametiasutuse hallatavates asutustes on kulusid tegema volitatud isikuks asutuse juht. Hallatavate asutuste kuludokumentide kinnitamise õigus on asutuse juhil, kes vastutab vallaeelarves ette nähtud kulu teostamise eest. Kui asutuse juht viibib töölähetuses või temaga on tööleping peatatud, on kulusid tegema volitatud isikuks asutuse põhimääruses nimetatud isik. Kui asutuse põhimääruses asutuse juhi asendamine on sätestamata, on kulusid tegema volitatud isikuks asutuse juhi poolt kirjalikult määratud isik.

(9) Kulude kinnitamisele suunamisel ja kulude kinnitamisel e-arvete operaatori keskkonnas teeb kinnitusmärke ametiasutuses kulude tegemiseks volitatud isik või hallatava asutuse juht, märkides kommentaari lahtrisse kulu sisu ja kulukoha. Kui mõne tegevusala ja konkreetse tehingu puhul omab ammendavat informatsiooni pigem hallatava asutuse juht, saadab valdkonnajuht arvekeskuse süsteemis arve kinnitamiseks edasi hallatava asutuse juhile.

(10) Volitatud isik või hallatava asutuse juht vastutab, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

2¹) tehing on vajalik;

3) tehing on õiguspärane;

4) tehing on kooskõlas Rõuge valla eelarvega;

5) tehingu kohta dokumendil esitatud andmed on kontrollitud vastavalt dokumentide kontrollimise nõuetele ja kinnitatud selleks volitatud isiku poolt;

6) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus.

(11) Raamatupidamisega tegelevad töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekande dokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamise infosüsteemi:

1) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude arvestusobjektide koodide õigsuse;

3) maksetähtpäeva ja tehingu summad;

4) tekkepõhise perioodi;

5) tehingu vastaspoole andmed;

6) arvete korral nende vastavuse käibemaksuseadusele;

7) asjaolu, kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud.

(12) Vastavalt avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendi § 15 lõikele 5 peavad dokumentide kontrollimise nõuded tagama volitatud (allkirjaõigusliku) isiku ja raamatupidamisega tegeleva ametniku või töötaja lahususe. Iga algdokument peab olema allkirjastatud nii volitatud isiku kui ka raamatupidamisega tegeleva ametniku või töötaja poolt.

(13) Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb kaks isikut. Sularaha väljamineku orderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale isikule ka asutuse juht.

(14) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendi § 15 lg 9 järgi:

1) paberkandjal dokumendil omakäeline allkiri;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

(15) Rahalisi ülekandeid tehakse maksetähtpäeval.