Kadrina valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 11Algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine

(1) Algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav kirjalik või kirjalikku taasesitamist võimaldav elektrooniline tõend, millel peavad olema järgmised rekvisiidid (raamatupidamise seaduse § 7):

1) dokumendi nimetus ja number:

2) koostamise kuupäev;

3) tehingu majanduslik sisu;

4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);

5) tehingu osapoolte nimed koos hallatava asutuse nime äramärkimisega;

6) tehinguosapoolte asu- või elukoha aadressid, juriidilistel isikutel registrikood;

7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist;

8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber.

(2) Algdokumentideks on:

1) kassadokumendid (sissetuleku ja väljamineku orderid);

2) pangakonto väljavõtted;

3) tarnijate arved;

4) klientidele esitatavad nõuetekohased arved;

5) vallavalitsuse korraldused, vallavanema käskkirjad;

6) aktid (vara arvele võtmine, mahakandmine, inventuurid, lõpetamata ehituse aktid);

7) lepingud;

8) kuluaruanded (sularahaostud, lähetuskulud, koolituskulud);

9) palgadokumendid:

10) sõidulehed.

(3) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimed ja asu- või elukoha aadressid raamatupidamisõiendi koostaja nimi.

(4) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud kulusid tegema volitatud isiku ja finantsosakonna töötaja poolt.

(5) Ametiasutuses on kulusid tegema volitatud isikuks vallavanem ja struktuuriüksuste juhid või nende äraolekul nende poolt volitatud isikud.

(6) Allasutustes on kulusid tegema volitatud isikuks asutuse juht või tema poolt määratud isik.

(7) Volitatud isik vastutab, et

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele või muudele kokkulepetele;

3) tehing on seaduspärane ja vajalik;

4) tehing on kooskõlas eelarvega;

5) tehingu kohta dokumendil esitatud andmed on kontrollitud vastavalt dokumendi kontrolli nõuetele;

6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist;

(8) Ametiasutuse kuludokumendid kinnitatakse struktuuriüksuse juhi ja/või vallavanema allkirjaga. Volitatud isiku allkiri kuludokumendil muudab tehingu sooritamise finantsosakonna töötajale kohustuslikuks.

(9) Finantsosakonna töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja maksedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamise infosüsteemi:

1) tehingu kooskõla eelarve täitmise järgimise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude arvestusel kasutusel dimensioonide õigsus;

3) maksetähtpäev ja tehingu summad;

4) tekkepõhine periood;

5) tehingu vastaspoole andmed, sh juhul, kui ostudokumendil on kajastatud käibemaks, kontroll selle kohta, kas tarnija on registreeritud käibemaksukohuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseaduse nõuetele;

6) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;

7) kas ostutehing on kontrollitud vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitatud selleks volitatud isikute (kinnitusring) poolt;

(10) Elektrooniliste ülekannete (maksekorralduste) tegemisel kuni summani 50 000 eurot võib makse kinnitada üks isik, sellest suuremad maksed vajavad kahte kinnitust.

(11) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist, et jääks piisavalt aega dokumentide liikumiseks kinnitusringil ja rahavoogude planeerimiseks.

(12) Ettemaksete tegemist üldjuhul välditakse.

(13) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse:

1) omakäeline allkiri paberkandjal oleval dokumendil;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis (nt. arvete halduse lahendus) antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada;