Võru linna dokumendihaldussüsteemi põhimäärus Art. 8Registrisse kantavad andmed

(1) Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) saatja nimi ja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);

2) registreerimisnumber, kuupäev ja vajadusel kellaaeg;

3) liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms);

4) pealkiri;

5) lisad;

6) saabumise viis (DHX, e-posti teel, posti teel, veebilehe kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle vm);

7) saatja kuupäev ja viit;

8) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

9) muutmis- ja lugemisõigused;

10) sarja tähis;

11) isiku nimi (vastutaja), kellele dokument suunatakse lahendamiseks;

12) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(2) Registrisse kantakse koostatud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) koostaja nimi, e-posti aadress, telefon;

2) allkirjastaja nimi ja ametinimetus;

3) adressaadi nimi ja kontaktandmed (e-posti aadress, postiaadress, telefon);

4) registreerimisnumber ja kuupäev;

5) sarja tähis;

6) koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev, vajadusel kellaaeg;

7) pealkiri;

8) liik (kiri, teatis, koosoleku protokoll, e-post vms);

9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

10) muutmis- ja lugemisõigused;

11) lisad;

12) edastamise viis (DHX, e-posti teel, posti teel, tähitud kirjaga vms);

13) teavitatavate nimed;

14) muud andmed, mis on dokumendi menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(3) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed:

1) väljaandja;

2) liik;

3) pealkiri;

4) number, kuupäev;

5) allkirjastaja(te) nimi;

6) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);

7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

8) muutmis- ja lugemisõigused;

9) staatus (kehtiv, kehtetu);

10) seosed (andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta);

11) Riigi Teatajas avaldatud akti link (vastuvõetud määruse puhul);

12) eelnõu number, kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused.

(4) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed:

1) pidaja nimetus;

2) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis;

3) pealkiri;

4) päevakord;

5) juhataja;

6) protokollija;

7) osavõtjad;

8) puudujad;

9) kutsutud;

10) külalised;

11) registreerimisnumber, allkirjastaja(d), teavitatavad, muutmis- ja lugemisõigused;

12) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

13) sisu ja otsused.

(5) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed:

1) osapoolte nimed ja registrikoodid või isikukoodid, kontaktandmed;

2) linna esindaja(te) (allkirjastaja) nimi ja ametikoht;

3) koostaja;

4) täitmise kontrollija;

5) teise osapoole lepingu number või tähis;

6) registreerimisnumber;

7) allkirjastamise kuupäev;

8) lepingu objekt/teema;

9) maksumus;

10) kehtivuse algus ja lõpp;

11) täitmise tähtaeg;

12) sarja indeks;

13) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

14) muutmis- ja lugemisõigused;

15) lepingu liik.