Vinni Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 11Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete esitamine. Raamatupidamisregistrid peavad võimaldama teha väljavõtteid kirjendatud majandustehingutest kronoloogilises järjekorras ja kontode kaupa (pearaamat). Raamatupidamisregistreid säilitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldaval infokandjal.

(2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokumendid, milleks võivad olla:

1) arved (ostu- ja müügiarved);

2) sularahakviitungid, tšekid;

3) avansi- ja lähetusaruanded, isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamise aruanded;

4) vallavanema käskkirjad, vallavalitsuse korraldused ja volikogu otsused;

5) hallatavate asutuste juhtide käskkirjad ja avaldused (sh laste/õpilaste nimekirjade kinnitamise, nende muutmise ja väljaarvamise kohta);

6) toetuste esildised;

7) esildised või muud teatised müügiarvete koostamiseks;

8) palgaarvestuse dokumendid (tööajatabelid, vastavad käskkirjad, palgalehed, töövõtu- või käsunduslepingud);

9) aktid (vara arvele võtmine, maha kandmine, inventuurid), inventuuri lehed;

10) kassadokumendid (kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderid);

11) lepingud ja lepingute alusel esitatud dokumendid;

12) lasteaias viibimise päevatabelid;

13) raamatupidamisõiendid reguleerimis- või paranduskannete tegemiseks;

14) tasaarveldamise kokkulepped;

15) muud tulu- või kuludokumendid.

(3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid (kui üldeeskiri ei näe ette teisiti):

1) majandustehingu kuupäev;

2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

4) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number.

(4) Elektrooniliselt kinnitatud algdokumendid imporditakse ning paberkandjal esitatud algdokumendid sisestatakse käsitsi finantstarkvarasse – raamatupidamisprogrammi PMen.

(5) Raamatupidamiskirjendi parandamine või kustutamine on lubatud üksnes juhul, kui kirjend tuleb viia vastavusse alg- või koonddokumendiga. Paranduse sisu või kustutamise põhjus ning paranduse või kustutamise aeg peavad dokumendi säilitamise tähtaja jooksul olema tuvastatavad.

(6) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi PMen, kus peetakse arvestust hallatavate asutuste lõikes erinevate valdkondade all. Kasutusel on programmi järgmised osad:

1) Bilanss – kajastatakse pearaamatu kanded;

2) Võlad – kajastatakse nõuded, kohustised ja ettemaksed;

3) Raha – kajastatakse panga- ja kassakanded;

4) Palk – kajastatakse palgakanded;

5) Arved – koostatakse arved;

6) Varad – kajastatakse põhivarad;

7) Eelarve – kajastatakse kinnitatud eelarve;

8) Ladu- kajastatakse bilansivälised varad.

(7) Raamatupidamises on kasutuses alljärgnevad memoriaalorderid:

1) LO1 - Kassa;

2) LO2 - Pangad;

3) LO3 – Ettemaksed;

4) LO4 – Kohustised töötajatele;

5) LO5 - Palk;

6) LO6 - Kohustised;

7) LO7 - Nõuded;

8) LO8 – Aruandavad isikud;

9) LO9 - Varad;

10) L11 – Käsitsi kanded;

11) L12 - Autohüvitis;

12) L13 – 2017 aasta jäägid;

13) L17 - Lasteaiatasud;

14) L20 – Bilansiväline vara;

15) L27 - üürid.

(8) Kõik raamatupidamisaruanded on elektroonilised. Paberkandjal trükitakse aruanded vastavalt vajadusele (s.h. väljatrükid palgalehtedest).