Tõrva valla raamatupidamise sise-eeskiri · Tõrva valla raamatupidamise sise-eeskiri
Tõrva valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 11Algdokumentide säilitamine
5. peatükk Majandustehingud ja dokumentatsioon
(1) Algdokumente säilitatakse reeglina elektrooniliselt.
(2) Paberkandjal säilitatakse need raamatupidamise algdokumendid, mis on koostatud paberkandjal (sh kassaorderid) või mille säilitamise vajadus tuleneb sihtfinantseerimiseks antud toetuse andja nõuetest.
(3) Paberkandjal säilitatavad raamatupidamise algdokumendid arhiveeritakse kandeseeriate viisi avatud toimikutesse. Raamatupidamise algdokumendid paigutatakse toimikutesse üldjuhul kronoloogilises järjekorras. Kuni arhiveerimiseni vastutavad paberkandjal olevate algdokumentide säilimise eest raamatupidamistöötajad.
(4) Finantstarkvaras tehtud kanded dubleeritakse teistele andmekandjatele selliselt, et koos sularahatehingu toimumisega trükitakse koheselt paberkandjale sularahakassa sisse- ja väljaminekuorderid.
(5) Majandustehingute aluseks olevaid lepinguid, tellimuskirju jt majandustehingute sisu mõistmiseks vajalikke dokumente säilitatakse tehinguid teostanud hallatavas asutuses või vallavalitsuse kantseleis vastavalt neid valdkondi käsitlevate õigusaktide nõuetele.
(6) Kogu raamatupidamise andmebaasist tehakse serveri kaudu varukoopiaid.
(7) e-Arvekeskuses olevate elektrooniliste ostuarvete 7-aasta pikkuse säilitamise eest vastutab operaatorfirma.
(8) Sihtfinantseeringu (toetuse) kasutamist tõendavaid dokumente säilitatakse sihtfinantseeringu (toetuse) andja poolt nõutud perioodi vältel. Valdavalt peab dokumentatsioon olema säilitatud 25 aastat alates abikõlbuliku kulu teostamisest.
(9) Raamatupidamisregistrid, mis on loodud elektrooniliselt, säilitatakse ka elektrooniliselt. Elektrooniliste raamatupidamisregistrite loetavus peab olema tagatud kogu säilitusaja jooksul.