Saue valla raamatupidamise ja finantsarvestuse sise-eeskirja Art. 25Ostuarvete elektrooniline kinnitamine

(1) Enne majandusinformatsiooni kajastamist finantsarvestuses osalevad ostuarvete õigsuse kontrollimisel eelarve juhid.

(2) Ostuarveid digitaliseeritakse, kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele e-Arvekeskuses ja imporditakse peale lõppkinnitaja poolset kinnitamist aktsepti finantstarkvarasse.

(3) Ostuarvete menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse alljärgnevatest põhimõtetest:

1) arveid saadab kinnitusringile selleks volitatud isik;

2) hallatavate asutuste arved saadetakse kinnitamiseks vastava hallatava asutuse juhile või eelnevale kinnitusele juhi poolt kirjalikult määratud isiku(te)le.

3) Saue Vallavalitsuse kui ametiasutuse arvete kinnitajate valikul lähtutakse Saue vallavanema käskkirjast „Kuludokumentide viseerimise kord ning eelarveliste vahendite kulukohtade ja kulujuhtide kinnitamine“. Volikogu ostuarvete menetlemisel järgitakse valla põhimääruses või muus volikogu õigusaktis sätestatut.

4) ostuarveid kinnitatakse arvete halduskeskkonnas.

5) arvete kinnitusringile saatja märgib arvele parima teadmise kohaselt kulu eesmärki ja majanduslikku sisu kajastavad tunnused vastavalt kontoplaanile (vt § 24. Kontoplaan). Kui arve sisu ei anna eelnevaks klassifitseerimiseks piisavat informatsiooni, suunatakse arve kinnitamisele ilma klassifitseerimata. Sellisel puhul märgib arvele vajalikud tunnused kinnitaja või kommenteerib arve sisu selliselt, mis on vajalik arve klassifitseerimiseks ning suunab seejärel arve uuesti kinnitusringi alustajale või raamatupidamistöötajale. Vajadusel lisatakse finantsinfo liigendamiseks nõutavad tunnused (projektikoodid jms) ning majandustehingut täpsustav selgitus;

6) kui täpsustav informatsioon eelarve klassifikaatori kohta erineb esialgsest, siis korrigeerib seda volituste piires arve kinnitaja või raamatupidamistöötaja;

7) kinnitaja on kohustatud lisama arve juurde programmi käskluse „lisa manus“ kaudu täiendavaid dokumente (nt leping, tööde vastuvõtu akt).

8) asutuse juht võib otse e-Arvekeskuses kinnitada eelnevalt klassifitseerimata arveid ja suunata enda poolt kinnitatud arve raamatupidamistöötajale klassifikaatori lisamiseks.

(4) Ostuarve aktsepteerimisega eelarve juht:

1) kinnitab, et kulutus on põhjendatud ning vajalik, et kulutus on tehtud asutuse ülesannete täitmiseks asutusele kinnitatud eelarve vahendite piires ja kooskõlas eelarves kinnitatud eelarveaasta eesmärkidega ning et tehtud kulutuse suurus on tasakaalus kulutuse kaudu saavutatava tulemusega;

2) vastutab, et ostuarve vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele, ostuarve kajastab majandustehingut õigesti, ostuarvel kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, majandustehingu mõistmiseks vajalik lisainfo on lisatud arve manusesse;

3) annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamises, eelarve täitmises ja tarnijale ülekande tegemiseks vastavalt ostuarvelt nähtuvale maksetähtajale ja makse saaja andmetele.

(5) Kui ostuarve ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükatakse dokument koos selgitusega tagasi (programmi käsklus „Lükka tagasi“). Tagasilükatud ostuarve tagastavad raamatupidamistöötajad arve esitajale (programmi käsklus „Tagasta arve saatjale“).

(6) Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda antud kulu ei kuulu, siis suunab ta arve tagasi kinnitusringi alustajale (programmi käsklus „Tagasi eelmisele“) või suunab arve edasi õigele kinnitajale (programmi käsklus „Suuna“).

(7) Kinnitaja peab ostuarve kinnitama, edasi suunama või tagasi lükkama hiljemalt 5 tööpäeva jooksul st peale teistkordse kinnitusteate (meeldetuletuse) saabumist.

(8) Kinnitamisele saadetakse kõik ostuarved.