Tartu Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 18Arveldused töötajate ja aruandvate isikutega

(1) Arveldusi aruandvate isikutega peetakse avansina makstud kulude osas kontol“ Majanduskulude ettemaksed“ ja hüvitatavate, tehtud kulude osas kontol „Võlad majanduskulude eest“, analüütilist arvestus peetakse kululiikide lõikes.

(2) Lähetuse kulud hõlmavad töö-, teenistus- ja koolituslähetusi ning nende hüvitamine toimub järgmiselt:

1) lähetuskulude arvestamise ning väljamaksmise aluseks on asutuse juhi käskkiri, vallavalitsuse korraldus (vallavanema lähetusega seotud kulud), volikogu esimehe esildis, mille alusel koostatakse vallavanema käskkiri (volikogu liikmete lähetusega seotud kulud) ja lähetuskulude aruanne koos kulutõendavate dokumentidega;

2) lähetuse päevarahad ning lähetusega kaasnevad kulud hüvitatakse seaduses ettenähtud korras ja tingimustel;

3) lähetuskulude avansilise väljamakse tegemiseks annab vallavanem või hallatava asutuse juht kirjaliku korralduse raamatupidamisele lähetuse avansi väljamaksmiseks;

4) lähetuses viibinu koostab lähetuse aruande, mis sisestatakse raamatupidaja poolt koos kuludokumentidega e-arvete keskkonda. Lähetuse aruande kinnitab koos kuludokumentidega esimesena vastutav isik;

5) lähetuse aruandes kajastatud kulud kantakse kulutegija pangakontole hiljemalt 3 päeva pärast aruande ja kuludokumentide esitamist.

(3) Isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamine hõlmab ametnike ja töötajate isikliku sõiduauto kasutamist töö- ja teenistussõitudeks. Arvestuse pidamine ja kulude hüvitamine toimub vastavalt Vallavalitsuse poolt kehtestatud korrale (määrus nr 1, 08.02.2018):

1) sõiduautode registreerimistunnistuse koopia esitatakse raamatupidamisele;

2) isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamise käskkirjad esitatakse raamatupidamisele hiljemalt arvestuskuule järgneva kuu 10.tööpäevaks;

3) isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitis kantakse kulu tegija pangakontole hiljemalt 3 päeva pärast käskkirja saamist.

(4) Majanduskulude tegemine sularahas või isikliku pangakaardiga hõlmab teenistuja või töötaja töö alase kulu eest tasumist ja toimub järgnevalt:

1) kulutused teinud isik esitab pdf formaati skännitud kuludokumendid raamatupidamisele, kus need laetakse e-arvete keskkonda. Eelarve eest vastutaja kinnitab kuludokumendid e-arvete keskkonnas;

2) kulude eest tasutakse kulutegijale sularahas või kantakse pangakontole hiljemalt 3 päeva pärast dokumendi kinnitamist asutuse juhi poolt;

3) majandamiskulude avanssi üldjuhul ei anta, erandkorras tekkinud vajadusel antakse avanssi avalduse alusel, mille on kinnitanud ja esitanud raamatupidamisele ametiasutuse või hallatava asutuse juht.