Haapsalu linna raamatupidamise sise-eeskiri Art. 34Projektipõhise raamatupidamise dokumentide säilitamine ja säilitustähtajad.

(1) Struktuuritoetuste vahenditest sihtfinantseeritavate projektide dokumentide loetelu registraatorite kaupa on järgmine:

1) Registraator „a“ Projekti toetuse taotlus, otsus, ajagraafik, eelarve, muudatused;

2) Registraator „b“ Projekti väljamaksetaotlused, projekti aruanded;

3) Registraator „c“ Nõupidamiste protokollid, kirjavahetus;

4) Registraator „d“ Hankedokumentatsioon;

5) Registraator „e“ Raamatupidamise algdokumendid;

6) Registraator „f“ Personaliga seotud dokumendid.

(2) Registraatori seljale märgitakse selle nimetus, projekti kood, aastaarv ja säilitamise aeg.

(3) Projekti raamatupidamise ja personali dokumentide originaalid säilitatakse kronoloogiliselt projekti registraatorites „e“ ja „f“ ning eraldi teistest raamatupidamis- ja personalidokumentidest. Organisatsiooni muude dokumentide juurde jäetakse koopia märkega, kus on kirjas viide originaaldokumendi asukohale. Projektijuhile jääb identne koopia raamatupidamis- ja personalidokumentide originaalidest. Registraatorid „e“ ja „f“ asuvad raamatupidaja juures kuni 1 aasta pärast projekti lõppu. Registraatorid „a“, „b“, „c“ ja „d“ asuvad projektijuhi juures kuni 1 aasta pärast projekti lõppu.

(4) Üks aasta peale projekti lõppu dokumendid arhiveeritakse ja säilitatakse järgmiselt:

1) Kõik programmiperioodi 2007-2013 struktuuritoetuste vahenditest finantseeritud projektide dokumente säilitatakse paberkandjal kuni 31.12.2025;

2) Muude projektide dokumente, mida ei rahastata struktuuritoetuste vahenditest, säilitatakse vastavalt rahastatava institutsiooni nõuetele.