Otepää Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 16Dokumentide kirjendamine ja kontrollimine raamatupidamises

(1) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.

(2) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:

1) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;

2) debiteeritav või krediteeritav konto ja summa;

3) lausendi koostaja allkirja.

(3) Majandustehinguid kirjendavad raamatupidamistöötajad. Ligipääs finantstarkvarale on ainult raamatupidamistöötajatel. Kasutajate õigused tulenevad töölepingus või ametijuhendis kirjeldatud vastutusvaldkondadest.

(4) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjendiga, mis peab sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument).

(5) Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiustada viitega hilisemale parandusdokumendile ja -kirjendile.

(6) Raamatupidamistöötaja kontrollib enne dokumendi raamatupidamisprogrammi saatmist:

1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsust;

2) maksetähtpäevadest kinnipidamist, v.a juhul kui arve ei ole raamatupidamisele esitatud või kinnitatud õigeaegselt;

3) tehingu tekkepõhise perioodi;

4) ostutehingu kontrolli vastavalt nõuetele ja selle kinnitamist volitatud isiku(te) poolt;

5) majandustehingu lühikirjelduse olemasolu.

(7) Algdokumendil oleva majandusliku sisu ja kuludokumendi aktsepteerija poolt määratud majandustehingu tunnuse vahelise vastuolu korral teeb otsuse korrigeerimise kohta finantsjuht.

(8) Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb võimalusel kaks isikut. Sularaha väljamineku orderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale isikule veel finantsjuht või tema asendaja.

(9) Algdokumendi allkirjaks loetakse:

1) omakäeline allkiri paberkandjal dokumendil;

2) digitaalallkiri.

(10) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi, kus peetakse arvestust vallavalitsuse ja hallatavate asutuste lõikes erinevate valdkondade all. Kasutusel on programmi moodulid:

1) bilanss;

2) võlad;

3) raha;

4) palk;

5) arved;

6) vara;

7) ladu.