Antsla valla põhimäärus Art. 19Komisjoni koosolek

(1) Komisjoni töövorm on koosolek.

(2) Ajutise komisjoni koosolek kutsutakse kokku vajadusel. Alatise komisjoni koosolek kutsutakse kokku üldjuhul mitte harvem kui üks kord kvartalis.

(3) Komisjoni esimehe äraolekul täidab kõiki esimehe ülesandeid komisjoni aseesimees.

(4) Õigusakti eelnõu või küsimuse algataja tagab ettekandja kohaloleku komisjoni koosolekul.

(5) Komisjoni koosoleku toimumise aja, koha ja komisjoni kutsutavate isikute nimekirja esitab komisjoni kokkukutsuja vähemal neli päeva enne koosoleku toimumise aega volikogu sekretär-registripidajale, kes edastab kutse, koosoleku päevakorra ja arutusele tulevad materjalid elektronposti teel komisjoni liikmetele ja kutsutavatele isikutele vähemalt kolm päeva enne koosoleku toimumisaega.

(6) Komisjoni koosolekud on kinnised. Koosoleku juhataja võib kuulutada koosoleku avalikuks, kui koosoleku päevakorras olevaid küsimusi puudutavate andmete avalikustamine ei ole seadusega keelatud või piiratud. Koosoleku juhataja otsusel võib komisjoni koosolekust osa võtta komisjoni koosseisu mittekuuluv isik. Kui koosolekul soovib sõna võtta seal osalev külaline, annab selleks loa koosoleku juhataja.

(7) Vajadusel võib komisjoni koosoleku läbi viia elektrooniliselt (v.a. revisjonikomisjon). Elektroonilise koosoleku toimumise otsustab komisjoni esimees, tema äraolekul aseesimees.

(8) Elektroonilist komisjoni koosolekut ei saa läbi viia, kui komisjoni liige teatab 12 tunni jooksul pärast elektroonilise kutse saamist, et ei ole nõus komisjoni koosolekut kokku kutsumata küsimusi arutama ja otsustama.

(9) Elektroonilise koosoleku korral saadetakse komisjoni liikmetele koosoleku päevakord ja materjalid elektronposti teel ja nad edastavad oma seisukohad kokkulepitud ajaks samuti elektronposti teel.

(10) Lubatud on ka komisjoni üksiku liikme elektrooniliselt koosolekul osalemine. Sellisel juhul peab ta oma seisukohad edastama elektronposti teel üks päev enne komisjoni koosoleku päeva. Kui kutse kätte saanud komisjoni liige ei teata nimetatud tähtaja jooksul, kas ta on otsuse poolt või vastu, loetakse ta koosolekul mitteosalenuks antud päevakorra arutusel.

(11) Elektrooniliselt saadud kutse loetakse kättesaaduks volikogu sekretär-registripidaja arvutis fikseeritud kutse saatmise ajast.

(12) Komisjonil on oma elektronposti aadress.

(13) Komisjoni koosolekust võib sõnaõigusega osa võtta ka komisjoni mittekuuluv vallavolikogu liige või vallavalitsuse liige, kellele on saadetud teade komisjoni toimumise kohta. Komisjon kuulab vajadusel ära vallavalitsuse vastava ala ametniku seisukoha arutusel oleva küsimuse kohta.

(14) Komisjon on otsustusvõimeline, kui komisjoni koosolekust võtab osa vähemalt pool komisjoni koosseisust, sealhulgas esimees või esimehe äraolekul aseesimees.

(15) Otsuste vastuvõtmisel hääletatakse juhul, kui vähemalt üks komisjoni liige seda nõuab. Sellisel juhul võetakse otsused vastu kohalolijate poolthäälte enamusega.

(16) Komisjoni koosoleku kohta tehakse helisalvestus ja koostatakse protokoll, kuhu kantakse koosoleku toimumise aeg ja koht, osavõtjate nimed, arutlusel olnud küsimused (päevakord), esitatud ettepanekud ja seisukohad, hääletustulemused, eriarvamused ning koosoleku käik. Koosoleku helisalvestust kasutatakse protokollija töövahendiks ja säilitatakse üks kuu, mille jooksul on võimalik helisalvestuse taasesitus.

(17) Elektroonilise koosoleku toimumise korral tehakse protokolli sellekohane märge ja lisatakse elektronposti teel esitatud seisukohad.

(18) Protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija. Protokollid avalikustatakse valla elektroonilises dokumendiregistris hiljemalt seitsmendal päeval arvates komisjoni toimumisele järgnevast päevast. Protokolliga on võimalik tutvuda volikogu sekretäri-registripidaja kabinetis. Koopia protokollist edastatakse vallavalitsuse liikmetele. Isikutel, kellesse puutuvaid küsimusi käsitleti, on õigus saada hiljemalt seitsmendal päeval pärast koosoleku toimumist väljavõte protokollist. Protokollid peavad vastama haldusdokumentidele esitatud nõuetele.

(19) Komisjoni koosolekuid (v.a. revisjonikomisjon) protokollib volikogu sekretär-registripidaja.

(20) Komisjon on kohustatud menetlusse suunatud vallavolikogu õigusakti eelnõu läbi vaatama hiljemalt kahe nädala jooksul. Avaldused ja märgukirjad vaadatakse läbi „Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduses“ sätestatud tähtajal, muud dokumendid vaadatakse läbi vallavolikogu esimehe määratud tähtajal.

(21) Komisjoni kirjavahetus toimub vallakantselei kaudu.

(22) Komisjonil on õigus kaasata oma tegevusse asjatundjaid ja teha taotlusi ekspertiisi tellimiseks.

(23) Komisjoni liige on kohustatud nii komisjoni liikme volituste ajal kui ka pärast volituste lõppemist hoidma talle teatavaks saanud riigi- ja ärisaladust, teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni. Komisjoni liikmeid peab teabe konfidentsiaalsusest ning saladuse hoidmise nõuetest teavitama komisjoni esimees. Kui komisjoni liikmetel ei ole seisukoha andmiseks või otsustuse tegemiseks vaja isikuandmeid või muud konfidentsiaalset infot, peab komisjoni esimees või tema asendaja tagama, et vajalik teave edastatakse komisjoniliikmetele konfidentsiaalse informatsioonita.