Tapa valla põhimäärus Art. 57Komisjoni koosolek

(1) Komisjoni töövorm on koosolek. Komisjoni koosolek kutsutakse kokku vajadusel. Alaliste komisjonide koosolek kutsutakse kokku üldjuhul mitte harvem kui üks kord kahe kuu jooksul, v.a juhul, kui komisjoni tegevuse eesmärgist lähtuvalt on komisjon vaja kokku kutsuda sagedamini või harvemini.

(2) Komisjoni kutsub kokku komisjoni esimees, tema äraolekul komisjoni aseesimees. Kui vähemalt neljandik komisjoni liikmetest teeb ettepaneku komisjoni koosoleku kokkukutsumiseks, tuleb komisjoni esimehel või tema asendajal koosolek nädala aja jooksul ettepaneku esitamisest arvates kokku kutsuda.

(3) Komisjoni kokkukutsumisest ja päevakorrast tuleb komisjoni liikmeid teavitada vähemalt kaks päeva enne komisjoni koosoleku toimumist, kui komisjoni töökorras ei sätestata teisiti.

(4) Komisjoni koosolekud on kinnised. Koosoleku juhataja võib kuulutada koosoleku avalikuks, kui koosoleku päevakorras olevaid küsimusi puudutavate andmete avalikustamine ei ole seadusega keelatud või piiratud. Koosoleku juhataja otsusel võib komisjoni koosolekust osa võtta komisjoni mittekuuluv isik. Kui koosolekul soovib sõna võtta seal osalev külaline, annab selleks loa koosoleku juhataja.

(5) Komisjoni koosolek protokollitakse. Komisjoni koosoleku protokoll vormistatakse vastavuses vallavalitsuse istungi protokollile sätestatuga. Protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja (komisjoni esimees või aseesimees) ja protokollija. Kui protokollijat ei määrata ning koosolekut protokollib koosoleku juhataja, kirjutab protokollile alla ainult tema. Protokollile allakirjutaja või allakirjutajad vastutavad ka protokollis sisalduvate andmete õigsuse eest Asjaajamise korrale vastava ning nõuetekohase protokolli vormistamise ja kättesaadavuse eest vastutab koosoleku juhataja.

(6) Protokoll peab olema igaühele kättesaadav kümnendal tööpäeval koosoleku toimumise päevast arvates. Protokollid on kättesaadavad ametiasutuse kantseleis ning avalikustatud ametiasutuse dokumendiregistri kaudu. Dokumendiregistrile on tagatud juurdepääs Internetis Tapa valla veebilehelt. Üldkättesaadavaks ei tehta protokollides sisalduvaid andmeid, mille väljastamine on seadusega piiratud või mis on mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks.

(7) Komisjoni koosolek toimub üldjuhul osalejate füüsilise kohalolekuga. Kaalukatel põhjustel võib komisjoni esimees kokku kutsuda infotehnoloogiliste vahendite abil läbiviidava kaugosalusega koosoleku tingimustel, et koosolekul tagatakse võimalus reaalajas toimuva kahesuunalise side abil kuulata ettekandeid, esitada küsimusi, avaldada arvamust ning hääletada.