Võru valla põhimäärus Art. 41Komisjoni koosolek

(1) Komisjoni koosolek kutsutakse kokku vajadusel. Alaliste komisjonide (v.a komisjonide, mille tegevus on reguleeritud seaduste või teiste õigusaktidega) koosolek kutsutakse kokku üldjuhul vähemalt üks kord kuus, kuid mitte harvem kui üks kord kolme kuu jooksul. Juulikuus üldjuhul alalised komisjonid koosolekuid ei korralda.

(2) Komisjoni koosoleku kutsub kokku komisjoni esimees, tema äraolekul komisjoni aseesimees. Koosoleku võib kokku kutsuda ka neljandiku komisjoni liikmete ettepanekul. Kui volikogu alalise komisjoni esimees ja aseesimees või aseesimehed on korraga ära, puuduvad või ei saa komisjoni juhtida, korraldab komisjoni tegevust volikogu esimees või viimase äraolekul või puudumisel volikogu aseesimees. Volikogu esimees või aseesimees võib komisjoni kokkukutsumise ning komisjoni koosoleku juhtimise erandkorras anda ülesandeks komisjoni ühele liikmetest.

(3) Komisjoni kokkukutsumisest ja päevakorrast tuleb komisjoni liikmeid teavitada vähemalt neli päeva enne komisjoni koosoleku toimumist.

(4) Komisjoni koosolekut juhatab komisjoni esimees, tema äraolekul aseesimees või asendamise järjekorras üks aseesimeestest. Erandkorras võib komisjoni koosolekut juhtida volikogu esimees, tema äraolekul volikogu aseesimees või nende ülesandel üks komisjoni liikmetest.

(5) Komisjon on otsustusvõimeline, kui koosolekust võtab osa vähemalt pool komisjoni koosseisust. Otsustused tehakse avalikul hääletusel poolthäälte enamusega.

(6) Komisjoni koosolekud on kinnised. Koosoleku juhataja võib kuulutada koosoleku avalikuks, kui koosoleku päevakorras olevaid küsimusi puudutavate andmete avalikustamine ei ole seadusega keelatud või piiratud. Koosoleku juhataja otsusel võib komisjoni koosolekust osa võtta komisjoni koosseisu mittekuuluv isik. Komisjoni koosolekust võib sõnaõigusega osa võtta komisjoni mittekuuluv volikogu liige või vallavalitsuse liige. Kui koosolekul soovib sõna võtta seal osalev külaline, annab selleks loa koosoleku juhataja.

(7) Komisjoni koosolek protokollitakse. Komisjoni koosoleku protokoll vormistatakse vastavuses volikogu istungi protokollile sätestatuga. Protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija. Kui protokollijat ei määrata ning koosolekut protokollib koosoleku juhataja, kirjutab protokollile alla ainult tema. Protokollile allakirjutaja või allakirjutajad vastutavad ka protokollis sisalduvate andmete õigsuse eest. Asjaajamise korrale vastava ning nõuetekohase protokolli vormistamise ja kättesaadavuse eest vastutab koosoleku juhataja.

(8) Protokoll peab olema igaühele kättesaadav vähemalt neli päeva enne volikogu istungi toimumist kui komisjoni päevakorras olnud teema läheb otsustamisele volikogu istungil, kuid mitte hiljem kui kümnendal päeval koosoleku toimumise päevast arvates. Protokollid on kättesaadavad ametiasutuse kantseleis ning avalikustatud ametiasutuse dokumendiregistri kaudu. Üldkättesaadavaks ei tehta protokollides sisalduvaid andmeid, mille väljastamine on seadusega piiratud või mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks. Komisjonide liikmetel ja vallavolikogu liikmetel on õigus küsida ja saada protokolli koopia.

(9) Komisjonid võivad korraldada ühiseid koosolekuid. Sellisel juhul vormistatakse ühine protokoll, mille otsustav osa hääletatakse ja otsustatakse eraldi. Protokollile kirjutavad alla koosolekul osalenud komisjonide esimehed ja protokollija.

(10) Komisjonides arutatust ning komisjonide seisukohtadest annavad volikogule teavet komisjonide esimehed.

(11) Komisjoni liikmetel on õigus saada oma tööks vajalikku teavet ja dokumente, vastava teabe edastamise tagab komisjoni esimees või tema asendaja.

(12) Komisjoni liige on kohustatud nii komisjoni liikme volituste ajal kui ka pärast volituste lõppemist hoidma talle teatavaks saanud riigi- ja ärisaladust, teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni. Komisjoni liikmeid peab teabe konfidentsiaalsusest ning saladuse hoidmise nõuetest teavitama komisjoni esimees. Kui komisjoni liikmetel ei ole seisukoha andmiseks või otsustuse tegemiseks vaja isikuandmeid või muud konfidentsiaalset infot, peab komisjoni esimees või tema asendaja tagama, et vajalik teave edastatakse komisjoniliikmetele konfidentsiaalse informatsioonita.