Räpina Vallavalitsuse põhimäärus Art. 14Vallakantselei

(1) Vallakantselei on ametiasutuse struktuuriüksus, mis korraldab ametiasutuse ja Räpina valla omavalitsusorganite ning nende tööorganite asjaajamist ja õigusalast teenindamist, personalitööd ning Räpina valla elanike arvestust.

(2) Vallakantselei ülesanneteks ametiasutuse asjaajamise korraldamisel on:

1) ametiasutusse saabuvate dokumentide vastuvõtmine, registreerimine, jaotamine, paljundamine ja täitjatele edastamine, dokumentide koostamise, kooskõlastamise ja allakirjutamise korraldamine;

2) ametiasutusest väljasaadetavate dokumentide vormistamine, registreerimine ja väljasaatmine ning väljasaadetud posti arvestuse pidamine;

3) digitaalse dokumendiregistri pidamine;

4) järelevalve teostamine menetlustähtaegade järgmise üle;

5) ametiasutuse teenistujate, vallavalitsuse ja vallavolikogu ning nende komisjonide liikmete juhendamine asjaajamise korraldamisel ja vajadusel hallatavate asutuste juhtide asjaajamise korralduse alane nõustamine;

6) vallavalitsuse, vallavolikogu ja ametiasutuse dokumentide loetelu koostamine ja vastavalt dokumentide loetelule dokumentide pidamise korraldamine;

7) dokumentide säilitamise, kasutamise ja hävitamise tagamine;

8) ametiasutuse arhiivi korrastamine ja arhivaalide säilitamine;

9) infosüsteemide töö ja turvalisuse ning teabe kaitse ja säilimise tagamine;

10) kodanike ja vallavalitsuse külaliste vastuvõttude korraldamine koostöös vallavanemaga;

11) asjaajamises vajaminevate materjalide ning kantseleitarvete hankimine;

12) operatiivse infootsingu tagamine;

13) hallatavates asutustes asjaajamise korraldamise üle teenistusliku järelevalve korraldamine.

(3) Vallakantselei teenindab valla omavalitsusorganeid ning tema ülesanneteks vallavolikogu ja vallavalitsuse töö korraldamisel on:

1) vallavolikogule ja vallavalitsusele saabuvate dokumentide vastuvõtmine, registreerimine ja edastamine;

2) vallavolikogu ja vallavalitsuse istungite materjalide ettevalmistamine;

3) vallavolikogu ja vallavalitsuse istungite protokollimise tagamine;

4) vallavolikogu ja vallavalitsuse dokumentatsiooni koostamine, väljastamine ja õigusaktide õigeaegne avalikustamine;

5) vajadusel vallavolikogu ja vallavalitsuse komisjonide asjaajamise korraldamine või asjaajamise juhendamine.

(4) Vallakantselei ülesanneteks õigusalase teenindamise korraldamisel on:

1) vallavolikogu ja vallavalitsuse õigusaktide kehtivatele seadustele ja nende alusel antud õigusaktidele vastavuse tagamine, õigusaktide arvestuse pidamine ja õigeaegne avalikustamine;

2) valla nimel sõlmitavate lepinguprojektide läbivaatamine, vajadusel nõustamine nende väljatöötamisel, lepingute arvestuse pidamine;

3) vallavalitsuse ja vallavolikogu ning nende komisjonide liikmete ning ametiasutuse ametnike juriidiline nõustamine;

4) ametiasutuse teenistuse korraldamiseks vajalike dokumentide ja õigusaktide eelnõude väljatöötamine;

(5) Vallakantselei tagab ametiasutuse teenistujate ja hallatavate asutuste juhtide personalialaste dokumentide vormistamise, registreerimise, säilimise vastavalt õigusaktidega kehtestatud nõuetele ning korraldab ametiasutuse teenistujate koolituskava koostamist ja täitmist.

(6) Vallakantselei täidab kohalikule omavalitsusele riikliku rahvastikuregistri pidamisega pandud ülesandeid ning valla elanike arvestamisega seotud ülesandeid.

(7) Vallakantselei korraldab ja tagab valla asutuste dokumentide arhiveerimise.

(8) Vallakantselei teeb järelevalvet korruptsioonivastase seaduse täitmise üle.

(9) Vallakantselei täidab ametiasutuses töötervishoiu ja tööohutuse seadusest tulenevaid ülesandeid.

(10) Vallakantselei täidab vallavanema antud vallakantselei tegevusega seonduvaid ülesandeid.