Viljandi Linnavalitsuse töökord Art. 13Linnavalitsuse istungi protokoll

(1) Linnavalitsuse istungeid protokollib kantselei teenistuja (edaspidi protokollija).

(2) Istungi protokoll vormistatakse viie tööpäeva jooksul istungi toimumisest arvates.

(3) Protokolli kantakse:

1) istungi toimumise aeg ja koht;

2) istungi protokolli number;

3) istungi alguse ja lõpu kellaaeg;

4) istungist osavõtvate linnavalitsuse liikmete ja istungil viibinud isikute nimed;

5) istungi juhataja ja protokollija nimed;

6) istungi päevakord;

7) arutusel olnud küsimuste kohta vastuvõetud otsused;

8) vastuvõetud määruste ja korralduste numbrid ja pealkirjad;

9) hääletamise korral kajastatakse istungi protokollis ka hääletustulemused;

10) linnavalitsuse liikmete ja linnasekretäri poolt kirjalikult esitatud eriarvamused.

(4) Sõnavõtud ja repliigid lisatakse protokolli ainult siis, kui sõnavõtja esitab istungi juhatajale sõnavõtu või repliigi kirjaliku teksti.

(5) Protokollija saadab protokolli enne allkirjastamist kooskõlastamiseks DHS-i kaudu struktuuriüksuste juhtidele ja linnavalitsuse liikmetele. Protokoll tuleb kooskõlastada protokollija poolt märgitud ajaks. Kui märgitud tähtajaks ei vastata, loetakse protokoll kooskõlastatuks.

(6) Linnavalitsuse istungi protokollile kirjutab kõigepealt alla protokollija, seejärel istungi juhataja.

(7) Protokollid säilitatakse elektrooniliselt DHS-is.

(8) Linnavalitsuse istung helisalvestatakse. Helisalvestisi kasutatakse linnavalitsuse istungi protokolli koostamiseks ning need kustutatakse pärast istungi protokolli allkirjastamist. Helisalvestisi ei ole lubatud kopeerida.