Tallinna välisprojektide infosüsteemi põhimäärus Art. 16Dokumentide andmed

(1) Andmekogus koostatakse järgmist tüüpi dokumendid:

1) juhi käskkiri;

2) meeskonna käskkiri;

3) projektitöö tasustamise käskkiri;

4) tööleping;

5) käsundusleping;

6) ostumenetluse kutse;

7) ostumenetluse õiend hinnapakkumise kohta;

8) üldkulude õiend;

9) lähetustaotlus;

10) lähetuse käskkiri;

11) lähetuse avansi avaldus;

12) lähetuskulude õiend;

13) lähetustulemuste aruanne;

14) väljaminev ametiasutuse kiri.

(2) Andmekogus laaditakse üles järgmist tüüpi dokumendid:

1) välisprojekti taotlus;

2) kinnituskiri välisprojektis osalemise kohta;

3) välisrahastaja otsus välisprojekti rahastamise kohta;

4) eelarve tabel;

5) volikogu otsus välisprojekti rahastamise kohta;

6) leping;

7) hankedokumendid;

8) saldo kinnitusleht;

9) kuludokument;

10) maksedokument;

11) tööjõukulude dokument;

12) tööajatabel;

13) lisamaterjal;

14) SAP-i aruanne;

15) töödokument;

16) lõpparuanne.

(3) Andmekogusse kantakse dokumentide kohta järgmised andmed:

1) dokumendi number;

2) dokumendi tüüp;

3) dokumendi nimetus;

4) dokumendi fail;

5) dokumendi lisad;

6) kirjeldus, märkused;

7) dokumendi koostanud asutuse nimetus;

8) dokumendi sisestanud teenistuja ees- ja perekonnanimi;

9) märge DHSi saatmise kohta;

10) dokumendi sisestamise aeg;

11) teavitus, selle saaja ees- ja perekonnanimi.

(4) Andmekogusse kantakse dokumendi kooskõlastamise ja/või allkirjastamise kohta järgmised andmed:

1) kooskõlastaja ja/või allkirjastaja ees- ja perekonnanimi;

2) isikukood;

3) kuupäev ja kellaaeg;

4) tulemus;

5) kommentaarid;

6) dokumendi muudatuste ajalugu, sh muutja ees- ja perekonnanimi ja ametinimetus, kuupäev ja kellaaeg.