Narva linna raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine Art. 67Töökorraldus, dokumentatsioon ja ajaline jaotus

(1) Rahaliste vahendite tegelikku jääki võrreldakse bilansis kajastatuga iga päev.

(2) Iga kuu lõpus kontrollitakse analüütiliste allregistrite saldod ja võrreldakse neid bilansiga. Kontrolli tulemused fikseeritakse kirjalikult, st. analüütilisele dokumendile kannab kontrolli teostaja märke kontrolli teostamise kohta, toob välja vahed nende olemasolul ja kinnitab seda oma allkirjaga. Vahede korral selgitatakse vead ja korrigeeritakse need või vigade mitteavastamisel informeeritakse sellest koheselt LRK või allüksuse juhti.

(3) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel viiakse läbi erakorralised inventuurid.

(4) Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi LRK kõigi oluliste varade ja kohustiste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks on lubatud inventuuri korraldamine, kas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu. Aastainventuurid korraldatakse varade ja kohustiste gruppide kaupa, järgides alljärgnevat ajalist jaotust ja nõudeid: Inventeeritav vara / kohustis Inventuuri läbiviimise sagedus ja ulatus Sularaha ja raamatupidamise pangakontod Igapäevane saldode võrdlemine kassaraamatu ja pangakonto väljavõttega; aasta lõpus kinnituskirjad pankadelt; sularahakassa ootamatu kontroll vähemalt kaks korda aastas ja inventuur aasta lõpus. LRK-de maksunõuded ja -kohustised Bilansisaldode võrdlus maksuameti kontokaartidega e-maksuameti infosüsteemist vähemalt iga kvartali lõpus, vahede selgitamine ja likvideerimine. Nõuded ja ettemaksud Igakuiselt allregistrite võrdlus bilansisaldodega ja vähemalt iga kvartali lõpus aegunud nõuete allahindlused, aasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu saldokinnituskirjad kõikidelt olulistelt deebitoridelt, hinnang lootusetute nõuete mahakandmiseks. Finantsinvesteeringud Igakuiselt allregistrite võrdlus bilansisaldodega, ümberhindlused õiglasele väärtusele, intressiarvestus; aasta lõpu seisuga saldokinnituskirjad või saldovõrdlused kõikide oluliste investeeringute osas, hinnangud allahindluse või selle tühistamise kohta. Varud Füüsiline inventuur vähemalt üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu ja hinnang väheliikuvate varude allahindluse või selle tühistamise kohta. Materiaalne põhivara ja kinnisvarainvesteeringud Füüsiline inventuur vähemalt üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu, hinnang järelejäänud eluea kohta, hinnang varade täiendavaks allahindluseks või selle tühistamiseks, kui varade kaetav väärtus on langenud allapoole nende bilansilisest jääkmaksumusest või tõusnud peale varasemat allahindlust. Muud varad Inventuur vähemalt üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu, kasutades sobivaid meetodeid, mis kinnitaksid vara olemasolu ning bilansis kajastatud väärtuse õigsust, ümberhindlus õiglasele väärtusele või hinnang allahindluse või selle tühistamise kohta. Kohustised ja saadud ettemaksud Igakuiselt allregistrite võrdlus bilansisaldodega, aasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu saldokinnituskirjad kõikidelt olulistelt kreeditoridelt, hinnang eraldiste moodustamise vajaduse ja eraldiste suuruse kohta. Avaliku sektori üksuste omavahelised saldod Kvartaalne võrdlus saldoandmike infosüsteemi päringute alusel, vajadusel täiendavalt e- posti teel omavahelise kirjavahetuse alusel ; üks kuu peale aasta lõppu aasta lõpu seisuga sihtfinantseerimisega seotud nõuete ja kohustuste täiendav võrdlemine teatise alusel vastavalt Eeskirja § 30 lõikele 7.

(4¹) Saadud ja antud ettemaksed ning lõpetamata ehitused ja etapiviisilised soetused, välja arvatud üldeeskirja § 51 lõikes 2 määratud ettemaksed, inventeeritakse aruandeaasta lõpu seisuga.

(5) LRK-d teavitavad Rahandusametit vähemalt üks kuu ennem aastainventuuri läbiviimise kuupäevast, kohast, ajast ja inventuurikomisjoni liikmetest. Rahandusamet informeerib sellest vandeaudiitorit, kellel on õigus osaleda aastainventuuril valikuliselt.

(6) Inventuurid kavandatakse nii, et nende tulemused oleksid kajastatud vastava perioodi saldoandmikus, arvestades Eeskirjas paragrahvis 8 lõikes 1 toodud tähtaegu.

(7) LRK juht määrab oma käskkirja või korraldusega varude ja materiaalse põhivara ning kinnisvarainvesteeringute aastainventuuri läbiviijad, sh inventuuri läbiviimise eest vastutava(d) isiku(d). Varude ja materiaalse põhivara inventuurikomisjonid koosnevad vähemalt 2 liikmest, kellest kumbki ei või olla inventeeritavate varade eest vastutav isik. Viimane osaleb inventuurikomisjoni töös selgituste andjana. Aastainventuuri läbiviimist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik.

(8) Muude varade ja kohustiste inventuurid viiakse läbi LRK pearaamatupidaja korraldusel ja vastutusel. Otsuse selle kohta, milliste nõuete ja kohustiste kohta saadetakse kinnituskirjad tehingupartneritele, teeb LRK pearaamatupidaja. Võimalusel koondatakse nõuete ja kohustiste kinnituskirjad LRK kohta tervikuna, liigendades perioodi lõpuks realiseerimata nõuded või kohustised teise osapoolega haldusala asutuste viisi.

(9) Avaliku sektori üksuste vahel ei saadeta üldjuhul kirjalikke kinnituskirju, vaid vahetatakse saldode ja käivete informatsiooni e-posti teel. Omavahelised saldod viiakse vastavusse, vahetades omavahel informatsiooni teostatavatest raamatupidamiskannetest, vastasel korral ei ole konsolideerimise käigus eemaldatud tehingud võrdsed.

(10) Kui LRK eeldab, et saldoandmikus võib tõenäoliselt esineda vahesid teiste üksustega, ennetatakse seda saldode võrdluse taotluse esitamisega teisele saldoandmiku esitajale enne saldoandmiku koostamise ja esitamise tähtaja saabumist. Sel juhul saadab üksus, kes leiab, et saldosid on vaja eelnevalt võrrelda, teisele poolele e-posti teel oma saldod ja jääb ootama teise poole vastust. Teine pool on lähtudes üldeeskirjast kohustatud järelepärimisele e-posti teel vastama koos omapoolsete saldode esitamisega. Vahede korral peetakse e-posti teel kirjavahetust kuni vahede likvideerimiseni. Kui avaliku sektori üksuste omavahelistes saldodes on erinevusi, mis on esitatud Rahandusministeeriumi infosüsteemis, selgitatakse vahed. Linna pearaamatupidaja teeb vastavaid saldode väljavõtteid infosüsteemist ja linna raamatupidamisprogrammist ning edastab neid LRK-le saldode võrdlemiseks. LRK võrdleb saldosid ning teavitab Linna pearaamatupidajat teostatud võrdlusest ja korrigeerimise vajadusest. Vajalikud korrigeerimised teostatakse linna raamatupidamisprogrammis LRK-de poolt. Seejärel esitab Linna pearaamatupidaja korrigeeritud saldoandmiku Rahandusministeeriumi infosüsteemi. Kui lahendit ei saavutata, pöördub LRK pearaamatupidaja Linna pearaamatupidaja poole. Kui ka viimane ei leia küsimusele lahendit, edastatakse probleem koos selgitustega Riigi Tugiteenuste Keskusele.

(11) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustise kajastamise korrektsust. Inventeerimise aktid ja muu inventuuri läbiviimist tõendav dokumentatsioon säilitatakse kui majandustehingute algdokumentatsioon raamatupidamise seaduses sätestatud korras.

(12) Teavikuid ning muuseumis arvele võetud kultuuriväärtusega asju ja muuseumi abikogusse arvatud asju on lubatud inventeerida kord viie aasta jooksul eelnevalt kinnitatud graafiku alusel. Inventuuride läbiviimise tavapärasest erinev regulaarsus sätestatakse LRK raamatupidamise sise-eeskirjas koos põhjendusega. LRK-d esitavad enne inventuuri algust kinnitatud inventuuri läbiviimise graafiku koos seletusega Rahandusametile.