Narva linna raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine Art. 15Kuludokumentide kontrollimine

(1) Majandusinformatsiooni kajastamise õigsuse tagamiseks raamatupidamises kirjendamisel, kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud kontrollija ning aktsepteeritud volitatud isiku poolt.

(2) Asutuse juht on volitatud Linna eelarvet kasutama ehk eelarve vastutav täitja.

(3) LRK juhi käskkirja või korraldusega võivad olla määratud töötajad ja nende asendamise kord, kellel on õigus aktsepteerida kuludokumente – Linna eelarvet kasutama volitatud isikud ehk eelarve vastutavad täitjad. LRK pearaamatupidaja ega teised majandustehingute kirjendajad ei saa olla volitatud isikud. Kui nimetatud töötajate õigused ja kohustused tulenevad Linna teistest õigusaktidest ja/või ametijuhenditest, koostatakse nendest nimekiri täidetavate funktsioonide viisi, kinnitatakse LRK juhi allkirjaga. Majandustehingute kirjendajate kohustus on kontrollida kirjendite koostamisel aktsepteerijate vastavust nimetatud isikutele.

(4) LRK juhi käskkirja või korraldusega määratakse töötajad, kelle kohustuseks on teostada dokumentide kontrolli vastavalt lg 5 sätestatule enne nende aktsepteerimist ja raamatupidamises kirjendamist. Kui nimetatud töötajaid ei ole määratud, on kontrollijaks majandustehingute kirjendaja.

(5) Enne kuludokumendi raamatupidamises kirjendamist ja tasumisele andmist teostatakse järgmised protseduurid:

1) kontrollija kontrollib ja kinnitab oma allkirjaga, et kuludokument kajastab majandustehingut õigesti (sisu, kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad lepingule või tellimiskirjale), tehing on seaduspärane;

2) eelarve vastutav täitja või muu volitatud isik kinnitab kuludokumendi aktsepteerimisel oma allkirjaga, et kulutus on tehtud Linna huvidest ja ökonoomsetest majandamise printsiipidest lähtuvalt ning on kooskõlas eelarvega.

(6) Kuludokumendil on nõutav kulukoha määramine eelarve klassifikaatorite liigenduses, samuti projekti-, objekti- või toote tunnus kui see on vajalik eelarve täitmise jälgimiseks.

(7) Raamatupidamisüksuse töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi:

1) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude arvestusobjektide koodide õigsus;

3) maksetähtpäev ja tehingu summad;

4) tekkepõhine periood;

5) tehingu vastaspoole andmed;

6) arvete korral nende vastavus käibemaksuseadusele;

7) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;

8) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku (te) poolt.

(8) Iga algdokument peab olema allkirjastatud nii volitatud isiku kui ka kontrollija poolt.