Arhiivieeskiri Art. 8Liigitusskeemi kooskõlastamine

(1) Arhiivimoodustaja esitab liigitusskeemi kavandi või liigitusskeemi muudatuse kavandi enne kehtestamist kooskõlastamiseks avalikule arhiivile.

(2) Liigitusskeemi kavand esitatakse kooskõlastamiseks, kui:

1) koostatakse uus liigitusskeem;

2) liigitusskeemi lisanduvad sarjad, mis on tekkinud arhiivimoodustaja funktsioonide või struktuuri muutumise tulemusena;

3) arhivaale sisaldav sari või allsari liidetakse arhivaale mittesisaldava sarjaga;

4) arhivaalidest moodustuv sari jaotatakse kaheks või enamaks sarjaks.

(3) Kooskõlastamise käigus avalik arhiiv:

1) kontrollib, kas liigitusskeem hõlmab arhiivimoodustaja kõiki funktsioone ja funktsioonide dokumenteerimist;

2) teeb vajaduse korral ettepanekuid liigitusskeemi optimeerimiseks;

3) kontrollib viiteid avaliku arhiivi hindamisotsustele ning nende paikapidavust.

(4) Liigitusskeemi kooskõlastamata jätmisel esitab avalik arhiiv motiveeritud põhjenduse.

(5) Avalik arhiiv võib liigitusskeemi kooskõlastamise käigus algatada hindamise arhivaalide väljaselgitamiseks. Avalik arhiiv teavitab arhiivimoodustajat liigitusskeemi kavandi või selle muudatuse kavandi kooskõlastamise käigus algatatud hindamisest.