Arhiivieeskiri Art. 4Arhiivi hoidmine

(1) Dokumente hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni liigitusskeemist tulenevate sarjade kaupa. Säilitustähtaja jooksul või avalikku arhiivi üleandmiseni peavad dokumendid olema ülesleitavad ja kättesaadavad.

(2) Asutusel peab olema ülevaade arhiivi koosseisust. Ülevaade arhiivi koosseisu kohta peab sisaldama vähemalt:

1) funktsiooni nimetust;

2) sarja kehtivat ja varem kehtinud tähist, nimetust ja säilitustähtaega;

3) viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud;

4) sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste kogust, pealkirju, piirdaatumeid ja asukohti;

5) viidet hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud.