Arhiivieeskiri Art. 18Üleandmise dokumenteerimine

(1) Arhivaalide üleandmisel vormistab avalik arhiiv üleandmis-vastuvõtmisakti, mille allkirjastavad üleandja ja vastuvõtja.

(2) Üleandmis-vastuvõtmisakti kantakse vähemalt järgmised andmed:

1) üleandja nimi;

2) vastuvõtva avaliku arhiivi nimetus;

3) viide üleandmise asjaoludele;

4) arhiivimoodustaja nimi;

5) arhivaalide piirdaatumid;

6) säilikute hulk kokku ja eraldi paber- ja digitaalarhivaalide kohta (säilikute arv, riiulimeetrid, baidid jm);

7) arhivaalide omandiõiguse üleminek;

8) arhivaalide juurdepääsutingimused;

9) arhivaalide füüsiline või tehniline seisund.

(3) Üleandmis-vastuvõtmisakti võib lisada täiendavaid lisaandmeid või dokumente.

(4) Eritüübiliste arhivaalide kohta lisatakse tehniline dokumentatsioon arhivaalide sisu, vormi ja teostuse ning konteksti (tegijate jm) kohta, mis on vajalik arhivaalide säilimise, nendele juurdepääsu ning nende kasutamise tagamiseks (montaažileht, annotatsioon, tehniline pass jne) vastavalt avaliku arhiivi nõuetele.

(5) Peremehetud arhivaalid võetakse vastu ühepoolse vastuvõtmisakti alusel.