BEK 285/2022 Art. 16

I forbindelse med udarbejdelse af perioderegnskaber og endeligt projektregnskab skal støttemodtager kunne fremlægge en opgørelse over afholdte og betalte udgifter, herunder de benyttede fordelingsnøgler. Samtlige udgifter og indtægter skal kunne dokumenteres med godkendte bilag, som skal være projektrelevante og bogførte i overensstemmelse med bogføringsreglerne, som støttemodtager i øvrigt er underlagt, jf. dog stk. 6.

Stk. 2. Til enhver transaktion skal der forefindes et fysisk eller elektronisk bilag, der dokumenterer registreringens rigtighed. Bilaget skal beskrive den vare eller den ydelse, som ligger bag udgiften, og evt. indtægter og rabatter fratrækkes inden medtagelse i projektregnskabet. Indeholder bilaget ikke-støtteberettigede udgifter, skal det afmærkes, hvilke poster, der ikke anses som støtteberettigede. Bilagets samlede beløb for støtteberettigede udgifter skal anføres. Udgifterne skal være afholdt inden for projektperioden, hvilket skal fremgå af bilaget.

Stk. 3. Regnskabets tal skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf de er sammensat (transaktionssporet). Registreringerne og tilhørende bilags- og dokumentationsmateriale skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige til dokumentation af registreringens rigtighed (kontrolsporet).

Stk. 4. Som regnskabsmateriale og bilag anses bl.a.: 1) projektrelaterede registreringer, herunder transaktionssporet, 2) instruks for interne forretningsgange f.eks. vedrørende kontering, registrering, lønberegning samt godkendelse af disse, 3) beskrivelser af systemer, hjælpemidler og lignende vedrørende benyttelse af elektronisk databehandling m.v., 4) beskrivelser af systemer til at opbevare og genfinde opbevaret regnskabsmateriale, 5) projektrelaterede bilag og anden projektrelateret dokumentation, herunder timeregistreringer, lønberegninger og lønsedler, 6) støttemodtagers regnskaber samt perioderegnskaber, endeligt projektregnskab og lignende opstillinger m.v., 7) revisionsprotokoller og revisorpåtegninger eller erklæringer, 8) dokumentation for opfyldelse af tilsagnets vilkår, herunder vilkårene om lige muligheder, udbud, statsstøtte og informationsforanstaltninger, 9) eksterne bilag, som f.eks. fakturaer, bankkontoudtog, bankkvitteringer og elektroniske systemgodkendelser og 10) øvrige oplysninger, som er nødvendige for kontrolsporet.

Stk. 5. Tilsagnsgiver kan kræve, at regnskabsmaterialet indsendes til tilsagnsgiver eller andre, og overføres digitalt, jf. § 5.

Stk. 6. Ved anmodning om udbetalinger skal de projektrelevante og bogførte udgifter være afholdt og betalt i overensstemmelse med § 10 for at kunne indgå i opgørelsen.