BEK 358/2019 Art. 25

De projektrelaterede udgifter og indtægter skal enten bogføres på konti i en særskilt dimension i tilskudsmodtagers regnskabssystem eller på særskilte konti i et regnskabssystem, der omfatter samtlige transaktioner, og som løbende giver mulighed for, at der kan redegøres for projektets økonomiske stade i forhold til budgetterne.

Stk. 2. I forbindelse med udarbejdelse af perioderegnskaber og endeligt projektregnskab skal tilskudsmodtager kunne fremlægge en opgørelse over afholdte og betalte udgifter, herunder ekstern betalingsdokumentation.

Stk. 3. Til enhver transaktion skal der forefindes et fysisk eller elektronisk bilag, der dokumenterer registreringens rigtighed. Bilaget skal beskrive den vare eller den ydelse, som ligger bag udgifter og indtægter fratrukket eventuelle rabatter. Indeholder bilaget ikke-støtteberettigede udgifter, skal det afmærkes, hvilke poster der ikke anses som støtteberettigede. Bilagets samlede nettobeløb for støtteberettigede udgifter skal anføres. Udgifterne skal være afholdt inden for projektperioden, hvilket skal fremgå af bilaget. Bilaget skal godkendes elektronisk eller påføres en godkendelse for korrekt modtagelse af vare eller levering af ydelse.

Stk. 4. Regnskabets tal skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf de er sammensat (transaktionssporet). Registreringerne og tilhørende bilags- og dokumentationsmateriale skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige til dokumentation af registreringens rigtighed (kontrolsporet).

Stk. 5. Som regnskabsmateriale og bilag anses bl.a.: 1) projektrelaterede registreringer, herunder transaktionssporet, 2) beskrivelse af bogføringen, herunder aftaler om elektronisk dataudveksling, 3) instruks for interne forretningsgange f.eks. vedrørende kontering, registrering, lønberegning samt godkendelse af disse, 4) beskrivelse af systemer, hjælpemidler og lignende vedrørende benyttelse af elektronisk databehandling m.v., 5) beskrivelser af systemer til at opbevare og genfinde opbevaret regnskabsmateriale, 6) projektrelaterede bilag og anden projektrelateret dokumentation, herunder timeregistreringer, lønberegninger og lønsedler, 7) støttemodtagers regnskaber samt perioderegnskaber, endeligt projektregnskab og lignende opstillinger m.v., 8) revisionsprotokoller og revisorpåtegninger eller erklæringer, 9) dokumentation for opfyldelse af tilsagnskontraktens vilkår, herunder vilkårene om lige muligheder, udbud, statsstøtte og informationsforanstaltninger, 10) eksterne bilag, som f.eks. fakturaer, bankkontoudtog, bankkvitteringer og elektroniske systemgodkendelser og 11) øvrige oplysninger, som er nødvendige for kontrolsporet.